มีหลายวิธีที่ไฟล์ Excel สามารถแปลงเป็นรูปแบบ PDF และมีหลายสาเหตุที่คุณอาจต้องทำการแปลง หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดคือมันยากที่จะเปิดและอ่านโปรแกรมสเปรดชีตบนคอมพิวเตอร์โทรศัพท์มือถือและแท็บเล็ตเมื่อไม่ได้อยู่ในรูปแบบ PDF
อีกเหตุผลที่ทำให้การแปลงบางครั้งมีความจำเป็นก็คือไฟล์ Excel ทั้งหมดจำเป็นต้องมีโปรแกรมเฉพาะเพื่อให้สามารถอ่านและแก้ไขได้ ทำให้เป็นการยากที่จะแบ่งปันเอกสาร Excel กับผู้ที่ไม่มีซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในการเปิดไฟล์ Excel
การติดตั้ง PDF บนโทรศัพท์แท็บเล็ตหรืออุปกรณ์พกพาอื่น ๆ สำหรับการดาวน์โหลดเอกสาร Excel ขณะเดินทางช่วยให้เปิดและอ่านไฟล์ได้ง่ายโดยไม่ต้องใช้โปรแกรมดูสเปรดชีตหรือเครื่องมือแก้ไขสเปรดชีต
ในการทำงานกับเอกสาร Excel คุณต้องมี Excel ติดตั้งไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณติดตั้ง Excel บนพีซีของคุณคุณสามารถแปลง XLS เป็น PDF หรือคุณอาจแปลง XLSX เป็น PDF
คุณทำสิ่งนี้ดังนี้:
1. คลิกและเปิดเมนูไฟล์> ส่งออก
2. ขั้นตอนถัดไปคือแท็บตัวเลือกสร้าง PDF / PS
3. เลือก PDF (* .pdf) การเลือกตัวเลือกนี้จะช่วยคุณในการสร้างไฟล์ XPS (มีอีกวิธีที่ง่ายและรวดเร็วกว่าในการทำ Conversion นี้คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลือกขั้นสูงบางตัวได้ใน Publish as PDF หรือ XPS Windows ให้คลิกที่ Options คุณจะมีตัวเลือกไม่กี่ตัวเช่นการส่งออกเพียงไม่กี่หน้าเป็น PDF หรือส่งออกแผ่นงานทั้งหมด ฯลฯ )
4. เลือกเผยแพร่ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบ PDF
หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ Mac กระบวนการแปลงไฟล์ Excel เป็นรูปแบบ PDF สามารถทำได้ผ่านตัวเลือกเมนูบันทึกเป็น:
1. คลิกหรือกดเลือกไฟล์ เลือกบันทึกเป็น นี่จะป็อปอัพกล่องเพื่อบันทึกเอกสาร Excel
2. ถัดจากรูปแบบไฟล์เลือก PDF ตัวเลือกนี้จะอยู่ที่ด้านล่างของหน้าต่างนั้น คุณมีตัวเลือกในการแปลงทั้งแผ่นงานเดียวหรือคุณอาจแปลงทั้งสมุดงาน (เช่นคุณอาจแปลงแผ่นงานทั้งหมด
3. คลิกบันทึก ขั้นตอนนี้จะเสร็จสิ้นกระบวนการแปลง
แผ่นงาน Excel สามารถแปลงเป็นรูปแบบ PDF ผ่านโปรแกรมแปลง PDF novaPDF เป็นตัวแปลง PDF ที่ช่วยคุณในการสร้างและแปลงไฟล์ในรูปแบบ PDF นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งที่การแปลงสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนง่าย ๆ วิธีใช้ตัวแปลง PDF:
1. ก่อนอื่นดาวน์โหลด novaPDF สิ่งนี้เป็นเรื่องง่ายและได้รับการสนับสนุนจากตระกูล Windows ทั้งหมด
2. ในหน้าต่างไฟล์คลิกพิมพ์
3. ในส่วนพิมพ์เลือก novaPDF จากรายการตัวเลือกที่ระบุ
4. ก่อนการสร้างไฟล์ PDF จำเป็นต้องปรับการตั้งค่าของ novaPDF สิ่งนี้สามารถทำได้โดยใช้ลิงค์ของคุณสมบัติเครื่องพิมพ์
5. ในส่วนชื่อการตั้งค่าคุณสามารถเลือกจากการพิมพ์แผ่นงาน
ข้อดีข้อเสียของการใช้ Excel
โดยทั่วไปการพูดไม่มีข้อเสียที่จะรู้ว่าสิ่งที่ Excel มีให้และการมุ่งเน้นเพียงตัวเลือกเดียวอาจเป็นการละเมิดทักษะและวิธีแก้ไขปัญหาอื่น การมีตัวเลือกเพิ่มเติมเป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่นี่เพราะคุณควรรู้ทั้งทางลัดและทางไกลรวมถึงคุณสมบัติทั้งหมดที่มาพร้อมกับทั้งสองอย่าง
ข้อดี- เร็ว
- ง่าย
- ใช้งานง่าย
- เพิ่มผลผลิต
จุดด้อย
- ต้องการคีย์บอร์ดแบบเต็ม
- คุณสมบัติขั้นสูงไม่ชัดเจน
- มีปัญหาการนำเข้าบางส่วน
นอกจากนี้คุณสามารถ ซื้อ Excel 2016 Bible จาก Amazon และเรียนรู้คุณสมบัติเพิ่มเติมที่เป็นไปได้ด้วยโปรแกรม MS Office นี้
