หากกล่องจดหมาย Outlook 2019/365 ของคุณกำลังเต็มคุณจะได้รับข้อความอีเมลเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่ากล่องจดหมายของคุณกำลังเข้าใกล้โควต้า หากคุณไม่ลดขนาดกล่องจดหมายของคุณคุณจะไม่สามารถส่งอีเมลได้และคุณจะได้รับอีเมลที่ระบุว่า "กล่องจดหมายของคุณมีขนาดเกินขีด จำกัด "
โดยปกติโควต้าอีเมลจะถูกกำหนดโดยผู้ดูแลระบบ Microsoft Exchange ภายในองค์กรของคุณ ในบางกรณีผู้ดูแลระบบอาจให้พื้นที่มากขึ้นถ้าคุณติดต่อพวกเขา คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติโฟลเดอร์ส่วนบุคคลใน Outlook เพื่อเก็บรายการ Outlook ไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ รายการในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลจะไม่นับรวมในโควต้าของคุณ
แน่นอนว่ามันเป็นการดีที่สุดที่จะรักษาสิ่งที่เป็นระเบียบเรียบร้อยและทำความสะอาดสิ่งที่คุณไม่ต้องการ เมื่อต้องการล้างกล่องจดหมายของคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ตัวเลือก 1 - เครื่องมือล้างข้อมูล
หมายเหตุ: ขั้นตอนเหล่านี้ใช้สำหรับ Outlook รุ่น Windows คุณลักษณะนี้ไม่สามารถใช้ได้ในรุ่น macOS
- ไปที่ " ไฟล์ "> " เครื่องมือล้างข้อมูล "> " ล้างข้อมูลกล่องจดหมาย "
- จากหน้าจอ "การ ล้างข้อมูลกล่องจดหมาย " คุณสามารถเลือก " ค้นหารายการที่เก่ากว่า " ในจำนวนวันที่กำหนดหรือ " ค้นหารายการที่ใหญ่กว่า " ในขนาดที่กำหนด ส่วนตัวฉันพยายามค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่า 250 กิโลไบต์จากนั้นเลือก " ค้นหา ... "
- ตัวช่วยสร้างค้นหาข้อความที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ จากหน้าจอ " ค้นหาขั้นสูง " คุณสามารถลบรายการที่ไม่ต้องการ
เมื่อคุณลบรายการที่ไม่ต้องการแล้วให้ล้างโฟลเดอร์ " รายการที่ถูกลบ " โดยคลิกขวาและเลือก " ล้างโฟลเดอร์ "
ตัวเลือก 2 - การกำจัดด้วยตนเอง
- ขณะดูอีเมลของคุณใน Outlook ให้คลิกขวาที่ที่อยู่อีเมลในบานหน้าต่างด้านซ้ายและเลือก " คุณสมบัติไฟล์ข้อมูล "
- เลือกปุ่ม“ ขนาดโฟลเดอร์… ”
- ดูว่าโฟลเดอร์ใดมีขนาดใหญ่ที่สุด ใช้ข้อมูลนี้เพื่อกำหนดเป้าหมายโฟลเดอร์ที่ต้องการลบข้อความอีเมลด้วยตนเอง
